Konkursų registravimas, sąmatų ruošimas ir projektų vykdymo apskaita

Šis AIVA sistemos sprendimas skirtas statybos-montavimo darbų įmonėms, kurios nori greičiau paruošti sąmatas, tiksliau valdyti konkursus, sklandžiau rengti sutartis, aktus ir sąskaitas bei aiškiai matyti projektų apmokėjimų būklę. Sistema automatizuoja visą procesą nuo pirmos kliento užklausos iki galutinio atsiskaitymo.

Statybos įmonėse daug laiko užima:

• konkursų ir užklausų registravimas;

• sąmatų ruošimas;

• komercinių pasiūlymų rengimas;

• sutarčių, darbų aktų ir sąskaitų ruošimas;

• apmokėjimų kontrolė.

Kai šie procesai valdomi rankiniu būdu, didėja klaidų tikimybė, dokumentų ruošimas užtrunka, o vadovams sunkiau matyti tikrąją projekto būklę.

Kaip veikia procesas

1. Konkursų ir užklausų registravimas

Pirmiausia sistemoje užregistruojamas kliento konkursas arba užklausa, suvedant pagrindinius projekto duomenis. Taip visa informacija apie būsimą projektą iš karto kaupiama vienoje vietoje.

2. Sąmatos paruošimas

Pasirinktam konkursui sistema leidžia sudaryti sąmatą, naudojant iš anksto paruoštus darbų ir įkainių šablonus iš darbų katalogo. Tai padeda ženkliai pagreitinti sąmatų ruošimą ir užtikrina didesnį tikslumą.

3. Komercinio pasiūlymo suformavimas

Iš paruoštos sąmatos ir anksčiau užregistruotų kliento duomenų programa automatiškai suformuoja komercinį pasiūlymą. Pasiūlymą galima iš karto išsiųsti klientui, o jis automatiškai užregistruojamas pasiūlymų registre.

4. Avansinės sąskaitos ir sutarties formavimas

Laimėjus konkursą arba klientui patvirtinus pasiūlymą, sistema gali suformuoti avansinę sąskaitą. Gavus avansą, iš pasiūlymo automatiškai suformuojama projekto darbų sutartis, kuri užregistruojama sutarčių ir užsakymų registre. Taip pat įvedama avanso suma tolimesnei apmokėjimų kontrolei.

5. Darbų atlikimo aktų ruošimas

Atlikus visus arba dalį projekto darbų, sistemoje pasirenkama projekto sąmata ir pažymimi jau atlikti darbai. Pagal šiuos duomenis programa automatiškai suformuoja darbų atlikimo aktą.

6. Sąskaitų faktūrų išrašymas

Kai užsakovas patvirtina darbų atlikimo aktą, sistema suformuoja sąskaitą faktūrą apmokėjimui. Tai leidžia greitai pereiti nuo atliktų darbų patvirtinimo prie atsiskaitymo.

7. Apmokėjimų kontrolė

Gavus apmokėjimą, į sistemą įvedama jo suma. Programa užsakymų sąraše parodo, kurie projektai jau apmokėti, kurie apmokėti dalinai, o kurių apmokėjimo dar trūksta. Tai leidžia lengvai kontroliuoti pinigų srautus ir mažina riziką pamiršti neapmokėtas sąskaitas.

Kokia nauda įmonei

Automatizavę  šį valdymo procesą, gausite šią naudą:

• iki 50 % mažiau darbo dokumentų ruošimui;

• greitesnį sąmatų, pasiūlymų, sutarčių, aktų ir sąskaitų parengimą;

• tikslesnes projektų sąmatas, nes galima naudoti savo darbo jėgos įkainius ir medžiagas;

• operatyvią projektų vykdymo ir apmokėjimų kontrolę.

Kam šis sprendimas tinkamiausias

Šis sprendimas ypač tinka statybos įmonėms, kurios:

• ruošia komercinius pasiūlymus ir sąmatas  Excel programos pagalba;

• dirba pagal sutartis ir atliktų darbų aktus;

• nori aiškiai matyti projektų apmokėjimo būklę;

• siekia sumažinti rankinį darbą administruojant projektus.

Kodėl verta rinktis AIVA

AIVA leidžia visą procesą valdyti vienoje sistemoje - nuo pirmos užklausos iki galutinio atsiskaitymo. Tai reiškia mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų, greitesnį dokumentų ruošimą ir aiškesnę projektų kontrolę.

Žemiau rasite aprašymus pagrindinių programos modulių, reikalingų šio valdymo proceso automatizavimui. Papildoimai galite užsakyti Valdymo užduočių planavimo ir vykdymo kontrolės modulį bei Valdymo užduočių vykdymo aplakcija mobiliam telefonui