Darbo su programa aprašymas

Valdymo užduočių sukūrimas

Užduotys kuriamos pasirinkus jau užregistruota potencialus kliento paklausimą ar užsakymą.

Kad įvesti užduotį neužimtų daug laiko, jos sukūrimas programoje automatizuotas. Darbuotojui tereikia pasirinkti iš galimų veiksmų sąrašo kokį veiksmą reikia atlikti ir datą kada  užduotis turi būti atlikta. Jei reikia, galima įvesti platesnį užduoties aprašymą ar įkelti failus.

Pradėdama dirbti su programa, įmonė gali sudaryti savo tipinių veiksmų pavadinimų žinyną. Pav., Susitikti su klientu, Paruošti sąmatą, Paruošti darbų grafiką, Paruošti sutartį ir kt.. Šie veiksmai nustato užduočių kategorijas, kurios toliau naudojamos priminimų formavimui, bei filtravimui užduočių plane.

 Atsakingo už užduoties įvykdymą ir vykdytojų užduotims priskyrimas

Planuojant valdymo užduotis pasirenkama darbų kategorija, data ir laikas. Po užduoties patvirtinimo programa automatiškai ją priskiria jos autoriui. Jei reikalinga galima užduotį priskirti kitam darbuotojui  pasirenkant iš darbuotojų žinyno.

Darbuotojas paskyręs kitiems užduotis visas jas mato valdymo užduočių plane, o vykdytojai plane mato tik jiems priskirtas užduotis. Papildomai vienu mygtuko paspaudimu galima išsiųsti vykdytojui el. laišką su užduoties aprašymu. Jei įsigysite papildomą AIVA CRM programėlę telefonui, užduotis darbuotojai galės matyti ir savo telefone, bei patvirtinti jų įvykdymą

Užduočių atlikimo registracija

Užduočių atlikimą galima užregistruoti labai paprastai- darbų plane spragtelėjus pele ant užduoties (veiksmo) pavadinimo. Tada programa užregistruoja datą ir laiką kada atlikta užduotis ir kas ją atliko. Pažymėjus vienos užduoties atlikimą, jei reikalinga, iš karto gali būti suplanuota nauja užduotis. 

Priminimai apie artėjančias ir vėluojančias užduotis

Kiekvienai iš užduočių kategorijų galima nustatyti prieš kiek laiko priminti apie užduoties artėjantį terminą.

Galima pasirinkti kaip priminti vykdytojui apie artėjančią užduotį trimis būdais:

1)    Atėjus laikui programa atidaro priminimo formą

2)    Programa išsiunčia el. Laišką

3)    Priminimas ateina SMS žinute.

Be to, jei vykdytojas suplanuotai dienai nespėja atlikti užduoties, kitą dieną programa pasiūlo vėluojančias užduotis perkelti į šiandien.

Užduočių ir dokumentų failų išsiuntimas el. paštu ir „elektroninis parašas“ Internetu

Kai kurie įmonės darbuotojai nedirba pastoviai prie kompiuterio..

Suplanuota valdymo užduotį, t.ai gali būti , pav., Susipažinti su vadovo įsakymu, galima išsiųsti tiesiai iš programos elektroniniu paštu darbuotojui, kuriam priskirta užduotis.

Darbuotojas gavęs elektroninį laišką, pav., savo telefone, gali per aktyvią nuorodą-komandą patvirtinti kad įvykdė suplanuotą užduotį. Pav., susipažino su vadovo įsakymu, kad jis paskirtas darbui prie nurodyto projekto, kuriam buvo suplanuota ši užduotis. Įvykdymo data automatiškai įsirašo prie suplanuotos užduoties.

Dokumentų automatizuotas sukūrimas pagal pasirinktą šabloną.

Programos pagalba galima ne tik išsiųsti užduotį su dokumento failu, bet ir suformuoti patį dokumento failą.

Tam turi būti  iš anksto paruošti planuojamų kurti dokumentų šablonai. Naudodamiesi instrukcija tokius šablonus gali susikurti pati įmonė be programuotojų pagalbos.

Tam kad sukurti naują dokumentą pasirenkamas šablonas ir programa į jį perkelia visą numatytą šablone kintamą informaciją, kaip pav. užsakymo Nr.  užsakovas, darbuotojas, datos ir pan.

 Valdymo procesų aprašymas ir priskyrimas joms užduočių kategorijų

Jei programa naudojama įvairioms valdymo užduotims atlikti, atsiranda labai daug jų kategorijų. Priklausomai nuo valdymo proceso reikalingas tik tam tikra dalis kategorijų. Kad palengvinti planuotojui užduočių planavimą programoje galima įvesti valdymo procesų pavadinimus ir jiems priskirti užduočių kategorijas.

 Pav., galima būti „Pasiruošimo konkursui procesas“, kuriam priskiriamos tokios užduotis kaip pav. „Paskaičiuoti užsakomų gaminių gamybos kainą“, „Paruošti pasiūlymą“, „Perduoti užsakymą gamybai“. Tuo tarpu “Užsakymo vykdymo valdymo procesui“, priskiriamos tokios užduočių kategorijos, kaip „Paruošti užsakyto gaminio brėžinius“, „Užsakyti medžiagas“ ir pan

Planuojant valdymo užduotis naujam konkursui pasirinkus procesą programa parodo kokia užduotis reikia suplanuoti. Planuotojui telieka tik pasirinkti datas ir vykdytojus.

Automatinis naujų užduočių planavimas ir sukūrimas

Praktikoje iš anksto sunku suplanuoti visas užduotis tam tikram procesui iš anksto, kadangi ne visada pavyksta jas laiku atlikti, todėl vėluojant pirmoms užduotims keičiasi terminai  ir kitų užduočių. Jei planuojamos užduotys po vieną ir vieną atlikus užduotį planuojama sekanti užduotis, tada darbuotojas atlikęs užduotį gali pamiršti suplanuoti sekančią užduotį ir taip galutinis tikslas gali būti nepasiektas arba atliktas po laiko, pav. neparuoštas laiku pasiūlymas ir taip prarandamas klientas.

AIVA programoje realizuotas automatinis užduoties sukūrimas atlikus jau suplanuotą užduotį. Darbuotojas gali, jei reikia, pakeisti programos suplanuotą užduotį ar papildyti ją detalesniu aprašymu.

Kad įdiegti įmonėje automatinį užduočių planavimą, pradžioje reikia papildyti valdymo procesų aprašymus-priskirti kokia sekanti užduočių kategorija turi sekti po tam tikros kategorijos užduoties, už kiek dienų ji turi būti įvykdyta ir kas jos vykdytojas. Jei nenurodomas vykdytojas, tada kaip vykdytoją programa priskiria tą darbuotoją, kuris užregistravo pirmą užduotį.